議事録・ビジネス文書作成に使えるAIプロンプト集
ビジネス文書作成のプロンプトを65件掲載しています。議事録・メール・報告書など、仕事で毎回書く文書を型に沿って素早く仕上げるためのプロンプトです。走り書きのメモを渡すだけで、相手に伝わる体裁に整えられます。すべて登録不要・コピペでそのまま使えます。
こんなときに使えます
- 会議の走り書きメモや文字起こしを配布できる議事録にしたい
- お詫び・お願い・日程調整など、気を使うメールの文面に迷っている
- 週報や日報を毎回同じ形式で手早く作りたい
ChatGPT・Gemini・Claudeなど、AIツールを横断してまとめています。 どのAIを使うか決まっていない場合は、下の各セクションの説明を参考に選んでください。
ChatGPT
対話の自然さと用途の幅広さが強み。文章の作成や言い換え、練習相手になってもらう使い方に向いています。
やり取りが伝わる会話形式の議事録にする
議論の流れや誰がどう反応したかを残したいときに、発言のやり取りが見える形式でまとめる
場面に合ったお礼メールを作る
来社・面談・差し入れなど、お礼を伝える場面ごとに適した文面を作る
会議中にリアルタイムで議事録を組み立てる
議事録が間に合わない・時間がかかる人向けに、会議中の入力を受けながら随時整えてもらう
返事が来ない相手への催促メールをやんわり送る
返信や支払いが滞っている相手に、関係を損ねずに催促するメールを作る
議事録を体言止めに統一して簡潔にする
文末がばらついた議事録を、体言止めにそろえて短く読みやすい形に整える
抱えているタスクを1週間のスケジュールに配分する
やることが多すぎて手が止まるとき、優先順位をつけて曜日ごとの予定に落とす
自治会・町内会の会合を回覧できる議事録にまとめる
自治会・町内会の集まりで決まったことを、回覧板や掲示板にそのまま使える形でまとめる
Zoom・Teams会議の文字起こしを議事録にする
オンライン会議の自動文字起こし（トランスクリプト）を貼り付けるだけで議事録に変換する
ブレスト会議の発散したアイデアを整理して記録する
ブレストで出た雑多なアイデアを、分類・整理して後で使える記録に残す
電話・問い合わせ対応の内容を記録に残す
電話やチャットでの問い合わせ対応を、後任者にも伝わる対応記録として残す
研修・セミナーの受講レポートをメモから作る
研修やセミナーで取ったメモから、上司提出用の受講レポートを組み立てる
音声入力の書き起こしを読める文章に整える
スマホの音声入力でざっと吹き込んだ話し言葉を、読める書き言葉のメモに整える
定例会議の議事録を前回との差分でまとめる
毎週同じ議題が続く定例会議で、前回からの進捗・変化がひと目でわかる議事録にする
日程調整メールを候補提示形式で一発で作る
何度も往復しがちな日程調整を、候補日を並べて相手が選ぶだけの形にする
新入社員・取引先への案内メールをテンプレ化する
毎回ゼロから書いている案内メールを、状況を入れ替えるだけで使い回せる形にする
断られにくい「お願いメール」を組み立てる
急な依頼や無理めのお願いを、相手のメリットと逃げ道を用意した頼み方に変換する
箇条書きのメモから上司に伝わる週報を作る
やったことの羅列を、成果・課題・来週の予定が一目でわかる報告書に変換。毎週の型として使い回せる
推走り書きの会議メモを配布できる議事録に整形する
順不同のメモを貼り付けるだけで、決定事項・宿題・期限が整理された議事録フォーマットに変換
伝わる資料の構成案（アウトライン）を先に作る
いきなりスライドを作り始める前に、目的と相手に合わせた構成案と各ページの要点を出してもらう
推取引先への丁寧なお詫びメールを一発で作る
納期遅延など、言い回しに気を使う場面で使える謝罪メールの型
Gemini
Google検索との連携とPDF・長い資料の読み込みが強み。最新情報を踏まえた調査や、資料をまるごと渡す使い方に向いています。
NotebookLMで複数回の議事録から決定事項を時系列で追う
案件ごとに議事録を溜めておき、「いつ何が決まったか」「途中で何が覆ったか」を横断で引き出す
NotebookLMで案件の未決事項と立ち消えToDoを洗い出す
溜めた議事録から、まだ結論の出ていない論点・担当者が決まっていないToDo・話題に出たきり消えた事項を一覧にする
1〜2時間の長い会議を分割して議事録にする
長時間の文字起こしを一度に渡すと粒度が荒くなるため、パートごとに処理してから統合する進め方つきのプロンプト
議事録をGoogleドキュメントに貼れる形に整える
見出しレベルと表を明示した形で出力させて、Googleドキュメントに貼り付けたあとの手直しをなくす
Gemで議事録の書式を固定して毎回同じ形で出す
よく使う議事録フォーマットをGeminiに覚えさせて、次回以降は文字起こしを貼るだけで同じ形式の議事録が出るようにする
議事録から次回会議のアジェンダとToDoを起こす
終わった会議の議事録を渡すと、持ち越し事項を拾って次回のアジェンダ案と宿題リストまで作ってもらう
初めての相手に送るメールの文面を作る
面識のない相手へ初めて連絡するとき、失礼にならず用件が伝わる文面を作る
宛名や名前を間違えたときのお詫びメールを作る
社名や氏名の誤記に気づいたとき、大げさにせず適切に謝る文面を作る
質疑応答をQ&A形式に整理した議事録にする
説明会や報告会の質疑応答を、後から参照しやすいQ&A形式にまとめる
英語会議の内容を日本語の議事録にまとめる
英語で行われた会議のメモや文字起こしを、日本語の議事録に翻訳しながら整理する
営業訪問の商談メモを社内共有できる記録にする
商談中に走り書きしたメモを、上司やチームに共有できる商談記録の形式に整える
顧客ヒアリングのメモを要件として整理する
顧客から聞き取った要望を、抜け漏れのない要件メモとして整理する
複数人の空き時間から会議候補日を絞り込む
参加者それぞれの空き時間の情報を突き合わせ、全員が参加できる会議候補日を出す
1on1面談のメモを振り返りやすい記録に整える
上司と部下の1on1で取った断片的なメモを、次回に引き継げる面談記録に整形する
ウェビナーの内容を社内共有用にまとめる
視聴したウェビナーやオンライン講演を、チームに展開できる共有メモにまとめる
会議資料のたたき台をアジェンダから作る
アジェンダの箇条書きだけを渡して、発表用資料の構成案まで一気に作ってもらう
謝罪文のトーンを事実確認しながら整える
謝罪文にありがちな責任のぼかしや過剰な低姿勢を避け、事実に基づいた誠実な文面にする
受信メールへの返信案を3パターン作る
返事に悩むメールを貼り付けると、承諾・条件付き承諾・丁重な断りの3方向で返信案を用意してくれる
会議メモからアクションアイテムだけを抽出して一覧化する
長い会議メモから「誰が・何を・いつまでに」だけを抜き出し、そのまま共有できるタスク一覧を作る
推会議の文字起こしをそのまま議事録に変換する
Google Meetなどの文字起こしテキストを貼り付けるだけで、話者ごとの発言を整理した議事録に
Claude
長文の読み込みと丁寧で慎重な文章が強み。契約書や報告書のチェック、構造的な分析に向いています。
逐語録から要点だけの議事録に落とし込む
一言一句すべて記録された逐語録を、読める分量の議事録に圧縮する
議事録に何を書き何を省くか判断しながらまとめる
どこまで書くべきか迷うとき、記録すべき情報とそうでない情報を仕分けながら議事録にする
発言者を明記する／伏せる議事録に書き分ける
「誰が言ったか」を残すべきか迷うとき、目的に応じて2つの版を作って比べる
依頼や誘いを断るメールを角が立たない形で作る
受けられない依頼・辞退したい誘いを、関係を保ったまま断る文面を作る
議事録をMarkdown形式で出力する
NotionやObsidian、GitHubにそのまま貼れるMarkdown形式の議事録に整える
マンション管理組合の理事会議事録を正確にまとめる
管理組合の理事会・総会の内容を、決議事項と賛否が正確に残る議事録としてまとめる
委員会・理事会の議事録を正式な体裁で作る
自治会・PTA・管理組合などの委員会議事録を、記録として残る正式な形式でまとめる
複数メンバーの週報を1枚のチーム報告にまとめる
バラバラに提出された各メンバーの週報を、上位者向けの1枚のチーム報告に統合する
契約書のチェックポイントを箇条書きで洗い出す
契約書のどこを重点的に確認すべきか、初見でも見落としを減らせるチェックリストを作る
稟議書のドラフトをリスクの反論込みで作る
承認者から突っ込まれそうなリスクを先に洗い出し、反論への回答まで含めた稟議書を作る
部下の人事評価コメントを事実ベースで書く
印象論に偏りがちな評価コメントを、具体的な事実・行動に基づいた形に整える
社内提案書のドラフトを反対意見込みで作る
通したい提案を、決裁者が気にする論点と想定反論への回答まで織り込んだ提案書に仕上げる
汎用
特定のAIに依存しない書き方の型。お使いのどのAIサービスでもそのまま試せます。
議事録が苦手な人向けの穴埋め式テンプレを作る
何を書けばいいか分からない人向けに、埋めるだけで完成する質問形式のテンプレートを用意する
議事録の文体をですます調・である調にそろえる
複数人が書き継いだ議事録や、文末が混在した文章の文体を指定した形に統一する
QCサークル・改善活動の会合記録をまとめる
QCサークルや小集団改善活動の会合を、活動報告にもつながる形で記録する
担当者変更・引き継ぎの挨拶メールを作る
後任への引き継ぎや自分が新担当になったときの挨拶メールを作る
部活・少年団の保護者会の決定事項を連絡用にまとめる
部活動やスポーツ少年団の保護者会で決まった当番・集金・予定を、欠席者にも伝わる連絡にまとめる
サークル・ボランティア団体のミーティング記録を作る
ゆるやかな団体の打ち合わせを、次回に引き継げて新メンバーにも伝わる記録にする
PTA・保護者会の議事録をわかりやすくまとめる
PTAや保護者会で決まったことを、参加できなかった人にも伝わる議事録にする
会議の決定事項だけを抜き出して通知文にする
長い議事録から決定事項だけを取り出し、関係者への通知文の形にする
1日の作業記録から日報を作る
その日やったことの断片メモから、上司に提出する日報を毎日同じ形式で作る
複数人への連絡事項を漏れなくまとめる
バラバラに発生した連絡事項を、宛先ごとに漏れなく整理してから一斉送信できる形にする
クレーム対応の返信方針を整理する
感情的になりがちなクレーム対応を、事実確認と対応方針を切り分けて冷静に整理する
打ち合わせ後の殴り書きメモをToDo付きで整理する
打ち合わせ直後の乱雑なメモを、誰が何をいつまでにやるかが一目でわかる形に整理する
だらだら会議を防ぐアジェンダを目的から逆算して作る
会議の目的を伝えると、時間配分・決めるべきこと・事前共有事項が揃ったアジェンダにしてくれる