電話・問い合わせ対応の内容を記録に残す
電話やチャットでの問い合わせ対応を、後任者にも伝わる対応記録として残す
こんなときに使えます
電話を切った直後は内容を覚えているのに、記録に残さないまま次の業務へ移り、後任者が引き継げない。この取りこぼしを防ぐための記録づくりです。約束していない対応を勝手に足させず、未解決の持ち帰り事項と次のアクションを分けて残します。
以下は電話・問い合わせ対応のメモです。対応記録に整えてください。
・相手：{相手（顧客名・部署など）}
・対応メモ：{対応中のメモ}
## 出力形式
1. 問い合わせ内容（何を聞かれたか）
2. こちらの回答・対応
3. 未解決・持ち帰りになった点
4. 次のアクション（折り返し要否・期限）
約束していない対応を記録に足さないでください。個人情報は必要最小限にとどめてください。
実際の出力例
このプロンプトを実行すると、次のような結果が返ってきます（内容は例です）。
【問い合わせ内容】
11月10日に納品した製品について、同梱の説明書と実際の型番が異なるとのお問い合わせ。
【こちらの回答・対応】
出荷時の型番を確認し、製品本体が正しく説明書が旧版であることを確認。正しい説明書のPDFをメールで即日送付する旨を回答。
【未解決・持ち帰りになった点】
・紙の説明書の再送を希望されるかは未確認
・同じロットで他社にも旧版が同梱された可能性の調査
【次のアクション】
・PDF送付：本日中（担当：自分）
・ロット調査の結果を折り返し連絡：11月14日まで
精度を上げるコツ
- 「持ち帰り」と「回答済み」を混ぜないでください。ここが曖昧な記録は、後任者が二重に対応する原因になります。
- 個人情報は必要最小限にとどめる指示が入っていますが、電話番号や住所をメモに書いて渡せばそのまま載ります。渡す前に落としてください。
- 折り返しの期限が決まっていない場合は「期限未定」と出ます。記録を残す時点で自分で決めてしまうほうが実務では安全です。
使い方：プロンプト内の{変数}の部分をご自身の内容に書き換えてお使いください。
手順から知りたいとき
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