議事録から次回会議のアジェンダとToDoを起こす

終わった会議の議事録を渡すと、持ち越し事項を拾って次回のアジェンダ案と宿題リストまで作ってもらう

こんなときに使えます

定例会議のアジェンダを作る係が、毎回前回の議事録を読み返すところから始めている。この15分をなくすため、議事録を渡すだけで次回のアジェンダ案と宿題リストを起こします。結論の出なかった論点と期限切れのToDoを自動で拾うので、積み残しが消えません。

以下は{会議名}の議事録です。これをもとに、次回会議のアジェンダ案を作ってください。 ## 手順 1. 議事録から「結論が出なかった論点」「次回への持ち越し」「期限が次回より前のToDo」を抜き出す 2. それぞれ次回で扱うべきかを判断し、扱うものだけをアジェンダに入れる 3. 各議題に所要時間を割り振る(会議全体で{次回の会議時間}に収める) ## 出力形式 1. 前回ToDoの状況確認リスト(担当者/内容/期限) 2. 次回アジェンダ(議題/目的(報告・議論・決定のどれか)/所要時間) 3. 事前に共有しておくべき資料・情報 4. 今回のアジェンダから外した論点と、外した理由 ## 注意 ・議事録に書かれていない議題を推測で足さないでください ・目的が「決定」の議題には、何が決まれば完了かを1行で書いてください ・時間が収まらない場合は、削るのではなく「次々回に回す候補」として分けてください ## 議事録 {議事録の本文}
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実際の出力例

このプロンプトを実行すると、次のような結果が返ってきます(内容は例です)。

【前回ToDoの状況確認リスト】 ・田中:Web広告の見積取得(期限11/20・次回より前)→ 冒頭で状況確認 ・佐藤:告知文ドラフト(期限11/25・次回より後)→ 今回は確認不要 【次回アジェンダ案】(全体60分) 1. 前回ToDoの確認(10分) 2. 広告出稿の予算上限の決定(20分) ※前回、営業部の試算待ちで結論が出ず持ち越し 3. 紙DM併用の可否(15分) 4. 12月キャンペーンの開始日確定(10分) 5. その他(5分) 【アジェンダに入れなかったもの】 ・サポート窓口の営業時間(年明け再検討と決定済みのため)

精度を上げるコツ

  • 次回の会議時間を必ず指定してください。指定しないと議題を詰め込みすぎたアジェンダになり、また持ち越しが増えます。
  • 「扱うものだけをアジェンダに入れる」判断がAI側で行われます。落とされた議題も一度確認し、意図的に落とすのか判断してください。
  • 出てきたアジェンダをそのまま前日に参加者へ送ると、準備してくる人が増えます。当日配布では効果が薄れます。

使い方:プロンプト内の{変数}の部分をご自身の内容に書き換えてお使いください。

手順から知りたいとき

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