取引先への丁寧なお詫びメールを一発で作る
推納期遅延など、言い回しに気を使う場面で使える謝罪メールの型
こんなときに使えます
納期に間に合わないと分かった瞬間、謝罪メールの一行目が書けずに時間だけが過ぎていく。謝りすぎると次の交渉で不利になり、軽すぎると火に油を注ぐ、という場面で使います。理由・対応策・トーンを指定すると、卑屈になりすぎない謝罪文が出ます。
あなたはビジネスメール作成の専門家です。以下の条件で謝罪メールを作成してください。
・宛先：{取引先名}
・遅延理由：{理由}
・今後の対応：{対応策}
・トーン：丁寧だが卑屈になりすぎない
実際の出力例
このプロンプトを実行すると、次のような結果が返ってきます（内容は例です）。
件名：【お詫び】ご発注品の納期遅延につきまして
株式会社〇〇
△△様
いつも大変お世話になっております。
この度、ご発注いただいておりました製品につきまして、納期を当初お約束の11月20日から11月27日へ変更させていただきたく、ご連絡いたしました。
部材の入荷が遅延しており、現時点で当初日程での出荷が困難と判断いたしました。ご迷惑をおかけし誠に申し訳ございません。
代替として、11月20日時点で完成分（30個）を先行出荷し、残数を27日にお届けする対応も可能です。ご都合をお聞かせいただけますでしょうか。
精度を上げるコツ
- 遅延理由は社内の事情をそのまま書かず、相手に関係のある事実だけを渡してください。渡した情報はほぼそのまま文面に載ります。
- 「今後の対応」に新しい期日を必ず入れてください。ここが空だと、謝るだけで何も解決しない文面になります。
- 社内向けなら「トーン」を「簡潔に、経緯より対応策を先に」と指定すると長さが半分になります。
ChatGPTでの利用メモ：GPT-4o以降で特に自然な敬語になります
使い方：プロンプト内の{変数}の部分をご自身の内容に書き換えてお使いください。
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