依頼や誘いを断るメールを角が立たない形で作る
受けられない依頼・辞退したい誘いを、関係を保ったまま断る文面を作る
こんなときに使えます
受けられない依頼を断りたいが、文面を書き始めると言い訳が長くなり、結局結論が曖昧になって相手に伝わらない。結論を曖昧にせず冷たくもしない構成で断るプロンプトです。今後の関係が続くかを伝えると、締めの一文が変わります。
断りのメールを作ってください。
・相手：{相手}
・断る内容：{断る依頼・誘いの内容}
・断る理由（本音のまま。書けない部分は伝え方を相談したい）：{断る理由}
・今後の関係：{今後も付き合いが続くか}
## 出力
1. 件名
2. 本文（結論を曖昧にせず、しかし冷たくならない構成で）
3. 理由の伝え方について（そのまま書ける部分／ぼかしたほうがよい部分の判断）
4. 代替案を添えられる場合はその案
断ったのか受けたのか分からない曖昧な文面にしないでください。嘘の理由を作らないでください。相手の依頼内容を否定する書き方は避けてください。
変数を埋めて完成させる
下の欄を埋めると、そのまま貼り付けられる形に組み上がります。 空欄のままでも {変数} のままコピーできます。
0 / 4 項目を入力済み
断りのメールを作ってください。
・相手：{相手}
・断る内容：{断る依頼・誘いの内容}
・断る理由（本音のまま。書けない部分は伝え方を相談したい）：{断る理由}
・今後の関係：{今後も付き合いが続くか}
## 出力
1. 件名
2. 本文（結論を曖昧にせず、しかし冷たくならない構成で）
3. 理由の伝え方について（そのまま書ける部分／ぼかしたほうがよい部分の判断）
4. 代替案を添えられる場合はその案
断ったのか受けたのか分からない曖昧な文面にしないでください。嘘の理由を作らないでください。相手の依頼内容を否定する書き方は避けてください。
実際の出力例
このプロンプトを実行すると、次のような結果が返ってきます（内容は例です）。
【件名】
12月の勉強会でのご登壇について
【本文】
〇〇様
お声がけいただきありがとうございます。
大変恐縮ですが、今回のご登壇は見送らせていただきたく存じます。
12月は別件の対応が重なっており、十分に準備した内容をお届けできる状態にありません。中途半端な形でお引き受けするより、辞退させていただくほうが誠実と判断いたしました。
ご期待に沿えず申し訳ございません。次の機会がございましたら、ぜひお声がけいただけますと幸いです。
【理由の伝え方について】
いただいた理由のうち「テーマが自分の専門から外れている」という点は、文面には含めていません。相手のテーマ設定への批判と受け取られる恐れがあるためです。時間的制約を前面に出しました。専門外である旨を伝えたい場合は、次回の打診を受けやすくする観点から、口頭で補足することを推奨します。
精度を上げるコツ
- 断る理由は本音のまま書いてください。書けない部分は伝え方を相談できます。最初から取り繕った理由を渡すと、文面も薄くなります。
- 結論は冒頭に置かせてください。理由から書き始めると、相手は最後まで読まないと結果が分からず、かえって負担になります。
- 代案を出せない依頼は、無理に代案を書かないでください。実行できない代案は次の断りを生むだけです。
Claudeでの利用メモ：曖昧に濁すほうが優しく見えて、実は相手の時間を奪います。結論は明確にするのが親切です
使い方：プロンプト内の{変数}の部分をご自身の内容に書き換えてお使いください。