謝罪文のトーンを事実確認しながら整える
謝罪文にありがちな責任のぼかしや過剰な低姿勢を避け、事実に基づいた誠実な文面にする
こんなときに使えます
謝罪文を書くと、責任の所在をぼかした表現と過剰な低姿勢が混ざり、読んだ相手をかえって不安にさせる。この文面を、事実・対応・再発防止の順で簡潔に組み直します。原因が未確定なら「現在確認中」と明記させるので、憶測を断定して後で覆る事故を防げます。
以下の状況の謝罪文を作ってください。
・何が起きたか：{起きた事実}
・原因（わかっている範囲）：{原因}
・すでに取った対応：{すでに取った対応}
・今後の再発防止策：{今後の再発防止策}
## 作成ルール
1. 事実と憶測を混同しない。原因が未確定なら「現在確認中」と明記する
2. 謝罪の言葉を並べすぎず、事実・対応・再発防止の順で簡潔に書く
3. 断定できない補償や約束は書かない
実際の出力例
このプロンプトを実行すると、次のような結果が返ってきます（内容は例です）。
件名：システム障害によるサービス停止のお詫びとご報告
お客様各位
11月12日 9:15より11:40までの約2時間25分、当サービスにアクセスできない状態が発生いたしました。ご利用のお客様にご迷惑をおかけし、深くお詫び申し上げます。
【発生した事象】
上記時間帯において、ログインおよびデータの閲覧ができない状態となりました。データの消失は確認されておりません。
【原因】
データベースサーバーの負荷上昇が引き金であることまでは特定しております。負荷が急増した根本原因については現在確認中です。
【すでに取った対応】
サーバーを増強し、11時40分に復旧を確認いたしました。
【再発防止策】
負荷の監視しきい値を見直し、自動でのサーバー増強を11月末までに導入いたします。
精度を上げるコツ
- 原因が分かっていないなら、無理に埋めないでください。空欄のまま渡せば「確認中」と書かれます。憶測で埋めると、後で訂正する羽目になります。
- 「断定できない補償や約束は書かない」指示が入っています。それでも補償に触れた文面が出たら、社内の決裁を取るまで消してください。
- 謝罪の言葉が3回以上出てきたら削ってください。回数ではなく、対応の具体性が誠実さとして伝わります。
使い方：プロンプト内の{変数}の部分をご自身の内容に書き換えてお使いください。
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