新入社員・取引先への案内メールをテンプレ化する
毎回ゼロから書いている案内メールを、状況を入れ替えるだけで使い回せる形にする
こんなときに使えます
入社案内や来訪案内のメールを、毎回過去のメールを探して日付だけ書き換えて送っている。探す時間と書き換え漏れをなくすため、最初から使い回す前提のテンプレートとして作らせます。日時や相手だけ差し替えれば次回も使える汎用的な表現で出てきます。
以下の案内メールの下書きを作ってください。
・案内の種類：{案内の種類（入社案内、来訪案内など）}
・相手：{相手（新入社員、取引先担当者など）}
・伝えたい情報：{日時・場所・持ち物などの必須情報}
## 作成ルール
1. 件名だけで用件がわかるようにする
2. 必須情報は箇条書きで見落とされないようにする
3. 不明点があれば誰に確認すればよいかを最後に添える
4. 次回以降、日時や相手だけ差し替えれば使えるよう、テンプレとして汎用的な表現にする
実際の出力例
このプロンプトを実行すると、次のような結果が返ってきます（内容は例です）。
件名：【ご案内】11月18日（火）ご来社時のご案内（受付・持ち物）
株式会社〇〇 △△様
お世話になっております。
11月18日のお打ち合わせにつきまして、当日のご案内を差し上げます。
・日時：11月18日（火）14:00〜15:00
・場所：〇〇ビル 8階 受付（東京都△△区…）
・受付方法：8階の受付端末で「営業部 □□」をお呼び出しください
・お持ち物：特にございません。名刺のみ頂戴できれば幸いです
ご不明な点がございましたら、営業部の□□（03-0000-0000）までお気軽にお問い合わせください。
精度を上げるコツ
- 持ち物・場所・当日の連絡先など、必須情報は箇条書きになります。抜けやすい「雨天時の対応」「遅刻時の連絡先」も渡しておくと入ります。
- 初回に作った文面をそのまま保存し、次回はAIを使わず差し替えるほうが速いです。テンプレ化が目的なので、毎回生成し直す必要はありません。
- 社外向けは「不明点の確認先」を必ず実在の担当者名にしてください。ここが空欄のまま送られる事故が起きやすい箇所です。
ChatGPTでの利用メモ：「テンプレとして汎用的に」と伝えると、次回使い回しやすい文面になります
使い方：プロンプト内の{変数}の部分をご自身の内容に書き換えてお使いください。
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