自分しかできない作業を引き継ぎマニュアルにする
頭の中にしかない業務手順を、対話しながら聞き出してもらい、抜けのない手順書に仕上げる
こんなときに使えます
自分だけがやっている作業を引き継ぎたいが、手順書を書こうとすると「当たり前すぎて書き忘れること」が必ず出る。この抜けを、AIに質問させることで埋めるプロンプトです。ざっくり話した内容からドラフトを作らせ、エラー時の対応や例外ケースを逆に聞いてもらいます。
私が普段やっている「{マニュアル化したい作業名}」を、他の人が同じようにできる手順書（マニュアル）にしたいです。
## 進め方
1. まず私に作業の流れをざっくり話させてください
2. あなたは聞いた内容から手順書のドラフトを作り、「抜けていそうな分岐」（エラー時の対応、例外ケース、判断基準）を質問してください
3. 質問への回答を反映して更新し、完成したらmanual.mdとして保存してください
## 手順書の形式
・前提条件（必要な権限・ツール）→ 手順（番号付き・スクリーンショットを入れる場所を[画像]で明記）→ よくあるトラブルと対処、の3部構成
実際の出力例
このプロンプトを実行すると、次のような結果が返ってきます（内容は例です）。
お話しいただいた流れをドラフトにしました。以下、確認させてください。
【ドラフト】
1. 毎月5日に経理システムから前月分の明細をCSVでダウンロード
2. Excelで開いて部署コードごとに並べ替え
3. 部署別の集計シートに貼り付け
4. 部長にメールで送付
【確認したい分岐】
① 5日が土日祝の場合はどうしていますか？（前倒し／翌営業日）
② ダウンロードした明細に部署コードが空欄の行があった場合、どう処理していますか？
③ 集計結果が前月と大きく乖離したとき、そのまま送りますか？確認する相手はいますか？
④ 経理システムのログインアカウントは誰が管理していますか。後任者はどう取得しますか？
⑤ 部長が不在の月は、代わりの送付先がありますか？
精度を上げるコツ
- 最初の説明は雑で構いません。むしろ雑に話したほうが、AIからの質問で抜けが見つかります。整えてから話すと質問が出ません。
- 質問された内容こそが、引き継ぎで事故る箇所です。「そんなの見れば分かる」と感じた質問ほど、後任者は分かりません。
- 完成したmanual.mdは、実際に後任者に見せながら1回やってもらうのが最終確認です。詰まった箇所を追記すれば完成します。
使い方：プロンプト内の{変数}の部分をご自身の内容に書き換えてお使いください。
手順から知りたいとき
